Datenschutzerklärung

Dr. Hans G. Gamillscheg Steuerberater Graz – 2018

Der Schutz von persönlichen Daten ist mir ein besonders Anliegen. Daher möchte ich Sie nachfolgend darüber informieren, wie ich Ihre Daten erhebe und verarbeite.

In meiner Kanzlei werden personenbezogene Daten von natürlichen und juristischen Personen verarbeitet. Es handelt sich dabei auch um personenbezogene Daten und besondere Kategorien von personenbezogenen Daten (sog. sensible Daten) im Sinne der DSGVO. Diese Erklärung richtet sich an bestehende, ehemalige und potenzielle Klienten sowie Interessenten und an deren Gesellschafter, Organe und sonstige Mitarbeiter.

01. Datenschutzgrundsätze

Neben unseren Mandanten selbst erfüllt meine Kanzlei die Stellung eines Verantwortlichen im Sinne der DSGVO. Diesem besonderen Umstand trage ich verantwortungsvoll durch Beachtung folgender Datenschutzgrundsätze Rechnung:

  • In meiner Kanzlei werden alle personenbezogenen Daten auf rechtmäßige Weise nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbare Weise verarbeitet.
  • Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist in meiner Kanzlei ausnahmslos auf einen bestimmten Zweck gerichtet. Beispielsweise werden personenbezogene Daten von Dienstnehmern meiner Mandanten nur in Hinblick auf die Erstellung von korrekten Berechnungen von Bezügen, Abgaben, Rechtsansprüchen der Dienstnehmer und der Dienstgeber, korrekte Werte für die Ermittlung von betrieblichen bzw. öffentlichen Abgaben (Steuern, Beiträge und Gebühren) verarbeitet.
  • Sämtliche in meiner Kanzlei verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen der Erfüllung meines Auftrages bzw. der Erfüllung einer rechtlichen Pflicht meiner Mandanten. Es werden keine Daten „global“ für eine allfällige spätere Verwendung aufbewahrt. Allerdings ergeben sich aus zwingenden rechtlichen Normen für bestimmte Daten längere Aufbewahrungsfristen. So sind aus abgabenrechtlichen Gründen Unterlagen jedenfalls 7 Jahre, in bestimmten Fällen (z.B. im Zusammenhang mit dem Grundverkehr und anderen Vorgängen rund um Immobilien und der Personalverrechnung) auch Aufbewahrungsfristen bis zu 30 Jahren erforderlich. Hierzu verweise ich u.a. auf die §§ 132 Abs. 2 BAO oder § 12 Abs. 10 und § 18 Abs. 10 UStG 1994.
  • Unabhängig davon erfüllt meine Kanzlei die Vorgabe der DSGVO zur Datenminimierung dergestalt, dass nur jene Daten so lange gespeichert werden, die auch tatsächlich und nach dem Ermessen eines sorgsamen Unternehmers noch benötigt werden.
  • Dem Grundsatz der Richtigkeit der verarbeiteten Daten kommt meine Kanzlei schon deshalb nach, weil nur korrekte Daten auch korrekte Ergebnisse für die Arbeiten meiner Kanzlei ermöglichen.
  • Zum Grundsatz der Speicherbegrenzung vergl. Unterstrich 4.
  • Meine Kanzlei stellt besonders hohe Ansprüche an Integrität und Vertraulichkeit und stellt die entsprechende Verarbeitung von personenbezogenen Daten unter den Schutz von aktueller Technologie und besonders qualifizierten Fachkräften.
  • Meine Kanzlei kommt jeglicher Rechenschaftspflicht zum Nachweis aller Vorgaben der DSGVO unverzüglich nach. Hierfür wurden standardisierte Prozeduren ausgearbeitet, die dieser Pflicht entsprechen.
  • Meine Kanzlei wägt ein allfälliges berechtigtes Interesse von betroffenen Personen gegenüber den Interessen meiner Kanzlei und allenfalls auch dritter Personen sorgfältig ab und beachtet das Schutzinteresse von betroffenen Personen (Grundrechte und Grundfreiheiten), bevor ich Daten zur Verarbeitung übernehme oder diese weiter verwende.
  • Auch allfällige lebenswichtige Interessen und öffentliche Interessen werden von meiner Kanzlei bei Bedarf berücksichtigt bevor ich personenbezogene Daten zur Verarbeitung übernehmen oder diese weiter verwende.

02. Zwecke der Datenverarbeitung

In meiner Kanzlei werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • zur Begründung, Verwaltung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung;
  • zur Stärkung der bestehenden Klientenbeziehung bzw. zum Aufbau einer neuen Klientenbeziehungen oder dem Herantreten an Interessenten, einschließlich der Information über aktuelle Rechtsentwicklungen und unser Dienstleistungsangebot (Marketing);
  • im Falle einer bereits erfolgten Beauftragung zur internen Organisation und zum Schadensmanagement der Kanzlei

und soweit jeweils vom Klienten beauftragt:

  • zur Durchführung der Lohnverrechnung für Klienten (einschließlich monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung, monatliche und jährliche Meldungen an Behörden etc.);
  • zur Durchführung der Finanz- und Geschäftsbuchhaltung für Klienten;
  • zur Ausübung von Beratungs- und Vertretungstätigkeiten im Bereich des Steuerrechts und wirtschaftlichen Angelegenheiten;
  • zur Beratung und Vertretung in Beitrags-, Versicherungs- und Leistungsangelegenheiten der Sozialversicherungen,
  • zur Vertretung vor Verwaltungsgerichten und Verwaltungsbehörden und vor gesetzlich anerkannten Kirchen und Religionsgemeinschaften in Beitragsangelegenheiten und vor allen anderen behördlich tätigen Institutionen und
  • zur sonstigen Beratung sowie zur Übernahme von Treuhandaufgaben und zur Verwaltung von Vermögen im Berechtigungsumfang des § 2 WTBG 2017,
  • sowie zur jeder beauftragten Aufgabe gemäß § 2 WTBG 2017.

Soweit ich Ihre personenbezogenen Daten bei Ihnen selbst erheben, ist die Bereitstellung Ihrer Daten grundsätzlich freiwillig. Allerdings kann ich meinen Auftrag nicht oder nicht vollständig erfüllen, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen.

03. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wenn Sie ein Interessent bzw. potentiell zukünftiger Klient sind, werden Ich Ihre Kontaktdaten zum Zweck der Direktwerbung über den Weg der Zusendung elektronischer Post oder der telefonische Kontaktaufnahme nur mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) verarbeiten.

Wenn Sie unser Klient sind, verarbeiten Ich Ihre personenbezogenen Daten, weil dies erforderlich ist, um den mit Ihnen geschlossenen Vertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Im Übrigen verarbeite ich Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage meines überwiegenden berechtigten Interesses, die unter Punkt 2 genannten Zwecke zu erreichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und auf der gesetzlichen Grundlage des WTBG 2017 (Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO).

04. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten

Soweit dies zu den unter Punkt 2 genannten Zwecken zwingend erforderlich ist, werden ich Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger übermitteln:

  • von uns eingesetzte IT-Dienstleister sowie sonstige Dienstleister i.Z.m. Marketing-Aktivitäten,
  • Verwaltungsbehörden, Gerichte und Körperschaften des öffentlichen Rechtes,
  • Wirtschaftstreuhänder für Zwecke des Auditing,
  • Versicherungen aus Anlass des Abschlusses eines Versicherungsvertrages über die Leistung oder des Eintritts des Versicherungsfalles (z.B. Haftpflichtversicherung),
  • Klienten, soweit es sich um Daten der Gesellschafter, Organe und sonstigen Mitarbeiter des jeweiligen Klienten handelt,
  • Kooperationspartner und für uns tätige Rechtsvertreter,
  • vom Klienten bestimmte sonstige Empfänger (z.B. Konzerngesellschaften des Klienten),

zusätzlich im Falle von personenbezogenen Daten von Dienstnehmern meiner Klienten im Bereich der Lohnverrechnung:

  • Gläubiger des Dienstnehmers sowie sonstige an der allenfalls damit verbundenen Rechtsverfolgung Beteiligte, auch bei freiwilligen Gehaltsabtretungen für fällige Forderungen,
  • Organe der betrieblichen und gesetzlichen Interessensvertretung,
  • Versicherungsanstalten im Rahmen einer bestehenden Gruppen- oder Einzelversicherung sowie Mitarbeitervorsorgekassen (MVK),
  • mit der Auszahlung an den Dienstnehmer oder an Dritte befasste Banken,
  • Betriebsärzte und Pensionskassen,
  • Mitversicherte und

zusätzlich im Bereich der Finanz- und Geschäftsbuchhaltung für Klienten:

  • Inkassounternehmen zur Schuldeneintreibung,
  • Banken im Auftrag des Klienten,
  • Factoring-Unternehmen, Zessionare und Leasingunternehmen.

Manche der oben genannten Empfänger können sich außerhalb Österreichs befinden oder Ihre personenbezogenen Daten außerhalb Österreichs verarbeiten. Das Datenschutzniveau in anderen Ländern entspricht unter Umständen nicht jenem Österreichs. Ich setze daher Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau bieten. Dazu schließen ich beispielsweise Standardvertragsklauseln (2010/87/EC und/oder 2004/915/EC) ab. Diese sind auf Anfrage verfügbar (siehe Punkt 7).

05. Speicherdauer

Ich speichere Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung im Rahmen derer ich Ihre Daten erhoben habe oder bis zum Ablauf der anwendbaren gesetzlichen Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen; darüber hinaus bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden.

Soweit Sie ein Klient, ehemaliger Klienten, Interessent bzw. potentiell zukünftiger Klient oder eine Kontaktperson bei einer der Vorgenannten sind, speichere ich Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke des Marketings bis zu Ihrem Widerspruch oder dem Widerruf Ihrer Einwilligung, soweit die Marketingmaßnahme auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt.

06. Ihre Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten

Sie sind unter anderem berechtigt (i) zu überprüfen, ob und welche personenbezogenen Daten ich über Sie verarbeiten und Kopien dieser Daten zu erhalten, (ii) die Berichtigung, Ergänzung, oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit diese falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden, (iii) von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, (iv) unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder die für die Verarbeitung zuvor gegebene Einwilligung zu widerrufen, wobei ein Widerruf die Rechtsmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt, (v) Datenübertragbarkeit zu verlangen, soweit Sie unser Klient sind, (vi) die Identität von Dritten, an welche Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, zu kennen und (vii) bei der Datenschutzbehörde Beschwerde zu erheben.

07. Unsere Kontaktdaten

Sollten Sie zu dieser Erklärung Fragen haben oder Anträge stellen wollen, wenden Sie sich bitte an:

Wirtschaftstreuhänder
Dr. G. Hans Gamillscheg
Wirtschaftsprüfer und Steuerberater
8043 Graz, Mariatrosterstraße 87a
Telefon: +43 316 38 40 05
Telefax: +43 316 38 40 05 22
E-Mail-Adresse: office@gamillscheg.at