Steuertipps für Arbeitgeber und Mitarbeiter

TIPP: In aller Regel wird für den Arbeitgeber die Teuerungsprämie im Jahr 2023 das präferierte Instrument sein. Soll dem Mitarbeiter eine Teuerungsprämie zugewendet werden, so achten Sie darauf, dass diese spätestens mit der Dezember-Lohnabrechnung ausbezahlt wird.

Vorschau auf Mitarbeiterbeteiligung bei Start-ups

Das derzeit in Begutachtung befindliche Start-up-Förderungsgesetz 2023 soll ab dem 1.1.2024 eine neue Begünstigung für Mitarbeiterbeteiligungen beinhalten. Bei einer Start-up-Mitarbeiterbeteiligung wird ein Besteuerungsaufschub eingeführt, sodass eine Besteuerung des geldwerten Vorteils aus der unentgeltlichen Abgabe der Gesellschaftsanteile erst mit dem »Exit« (z. B. anschließender Veräußerung der Anteile) des Mitarbeiters stattfinden soll. Zusätzlich zum Besteuerungsaufschub soll eine begünstigte Besteuerung stattfinden. Für alle Start-up-Unternehmer kann es also von Vorteil sein, eine derartige Mitarbeiterbeteiligung in das Jahr 2024 zu verschieben.

Achtung: Diese Mitarbeiterbeteiligung hängt eng mit der angedachten Einführung einer neuen Gesellschaftsform »FlexKap« (Flexible Kapitalgesellschaft) zusammen; diese wurde vom Gesetzgeber allerdings zum Zeitpunkt der Ausgabe dieser Klienteninformation bislang nicht beschlossen.

Weihnachtsgeschenke bis Euro 186 steuerfrei

(Weihnachts-)Geschenke an Mitarbeiter sind innerhalb eines Freibetrages von Euro 186 jährlich lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, wenn es sich um Sachzuwendungen handelt (z. B. Warengutscheine, Goldmünzen). Geldgeschenke sind immer steuerpflichtig.

Achtung: Wenn die Geschenke an Dienstnehmer über bloße Aufmerksamkeiten (z. B. Bücher, CDs, Blumen) hinausgehen, besteht auch Umsatzsteuerpflicht (sofern dafür ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden konnte).

Betriebsveranstaltungen bis 365 Euro steuerfrei

Für eine Teilnahme an Betriebsveranstaltungen (z. B. Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Teammeetings) steht pro Mitarbeiter und Jahr ein steuerfreier Betrag von 365 Euro zur Verfügung. Dabei gilt, dass alle Betriebsveranstaltungen des gesamten Jahres zusammengerechnet werden. Ein eventueller Mehrbetrag ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Sachzuwendungen anlässlich eines Dienst- oder Firmenjubiläums bis 186 Euro steuerfrei

Sachzuwendungen an Mitarbeiter, die anlässlich eines Firmen- oder Dienstjubiläums gewährt werden, sind bis 186 Euro pro Person und Jahr steuerfrei.

Kinderbetreuungskosten: Euro 1.000 Zuschuss des Arbeitgebers steuerfrei

Leistet der Arbeitgeber für alle oder bestimmte Gruppen seiner Mitarbeiter einen Zuschuss für die Kinderbetreuung, dann ist dieser Zuschuss bis zu einem Betrag von 1.000 Euro jährlich pro Kind bis zum zehnten Lebensjahr von Lohnsteuer und SV-Beiträgen befreit. Voraussetzung ist, dass dem Arbeitnehmer für das Kind mehr als sechs Monate im Jahr der Kinderabsetzbetrag gewährt wird. Der Zuschuss darf nicht an den Arbeitnehmer, sondern muss direkt an eine institutionelle Kinderbetreuungseinrichtung (z. B. Kindergarten), an eine pädagogisch qualifizierte Person oder in Form eines Gutscheins einer institutionellen Kinderbetreuungseinrichtung geleistet werden.

Steuerfreies Jobticket bzw. KLIMATICKET

Zur Förderung der Benützung öffentlicher Verkehrsmittel können die Kosten für ein öffentliches Verkehrsmittel (Jobticket) auch dann steuerfrei vom Arbeitgeber übernommen werden, wenn das Ticket zumindest am Wohnort oder am Arbeitsort gültig ist. Unter das Jobticket fällt auch das sog »Klimaticket« (auch als 1-2-3-Ticket bekannt).

Die Zurverfügungstellung ist durch gänzliche oder teilweise Kostenübernahme möglich. Die Verlängerung von Tickets, insbesondere von Jahreskarten, stellt einen Ticketerwerb dar. Wird das Jobticket allerdings anstatt des bisher gezahlten steuerpflichtigen Arbeitslohns zur Verfügung gestellt, dann liegt eine nicht begünstigte, steuerpflichtige Gehaltsumwandlung vor.

Homeoffice

Als Abgeltung der Mehrkosten seiner Mitarbeiter im Homeoffice kann der Arbeitgeber für maximal 100 Tage pro Kalenderjahr bis zu 3 Euro pro Homeoffice-Tag (= 300 Euro pro Jahr) steuerfrei ausbezahlen. Für die Berücksichtigung dieses Homeoffice-Pauschales muss die berufliche Tätigkeit aufgrund einer mit dem Arbeitgeber getroffenen Vereinbarung (= Homeoffice-Vereinbarung) in der Wohnung des Arbeitnehmers ausgeübt werden.
Um die Homeoffice-Tage belegen zu können, hat der Arbeitgeber eine Aufzeichnungspflicht dieser Tage. Die Anzahl der Homeoffice-Tage muss im Lohnkonto und im Lohnzettel (L16) angeführt werden. Wird das Homeoffice-Pauschale nicht bis zur maximalen Höhe vom Arbeitgeber ausgeschöpft, kann der Arbeitnehmer den Differenzbetrag bei seiner Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend machen.

Beispiel: Herr Fritz arbeitet 100 Tage ausschließlich in seiner Wohnung im Homeoffice. Sein Arbeitgeber bezahlt ihm pro Homeoffice-Tag 2 Euro, in Summe also 200 Euro. In der Steuererklärung kann Herr Fritz den nicht ausgeschöpften Betrag von 100 Euro zusätzlich als Werbungskosten geltend machen. Der Betrag ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Maximalbetrag (Euro 3 x 100 = Euro 300) und dem vom Arbeitgeber erhaltenen Betrag in Höhe von 200 Euro.

Digitale Arbeitsmittel sowie das (Mobil)Telefon, die dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber für Zwecke des Homeoffice zur Verfügung gestellt werden, stellen auch bei teilweiser privater Nutzung keinen steuerpflichtigen Sachbezug dar.

Zusätzlich dazu können Arbeitnehmer Ausgaben für die ergonomische Einrichtung ihres häuslichen Arbeitsplatzes außerhalb eines Arbeitszimmers zusätzlich (z. B. Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) bis zu einem Betrag von 300 Euro im Kalenderjahr 2023 als Werbungskosten geltend machen. Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass zumindest 26 Tage im Homeoffice gearbeitet wurde.

Hat ein Arbeitnehmer neben den ergonomischen Einrichtungen und der Homeoffice-Pauschale zusätzlich ausschließlich beruflich veranlasste Arbeitsmittel angeschafft, so können diese wie bisher als Werbungskosten geltend gemacht werden. Bei digitalen Arbeitsmitteln erfolgt allerdings eine Gegenrechnung mit der Homeoffice-Pauschale.

Pauschale Reiseaufwandsentschädigungen

Pauschale Reiseaufwandsentschädigungen an Sportler, Schiedsrichter und Sportbetreuer (z. B. Trainer, Masseure), die von gemeinnützigen Sportvereinen ausgezahlt werden, sind im Jahr 2023 bis zu 120 Euro pro Einsatztag, höchstens aber 720 Euro pro Kalendermonat der Tätigkeit steuerfrei und beitragsfrei.

Achtung: Es wurde eine jährliche Meldepflicht für die auszahlenden Vereine eingeführt. Für jeden Sportler, Schiedsrichter, Betreuer, dem für eine nicht selbstständige Tätigkeit steuerfrei pauschale Reiseaufwendungen ausbezahlt worden sind, hat der Verein bis Ende Februar des Folgejahres eine Meldung an das Finanzamt zu schicken (erstmals bis 29. Februar 2024 für das Jahr 2023).